Soyez plus productif (partie 1) - blog sur la gestion de projet par Jason Womack

Monday, 30 May, 2011

Très peu de projets sur lesquels nous travaillons le sont de manière isolée. Nous gérons nos habitudes et nos routines, nous modifions notre contexte et nous puisons dans notre réseau pour faire avancer les choses.

Pour votre prochain projet, que vous êtes sur le point d'entreprendre (ou, si vous en êtes déjà à un stade avancé et que vous avez encore de la marge de progression), pensez à optimiser les trois facteurs qui influencent votre productivité et vos performances au travail.

Optimisez votre propre flux de travail.
Nous faisons ce que nous faisons normalement. Pourquoi en est-il ainsi ? Et qu'est-ce que cela signifie pour la réflexion et la gestion de projet ? Pensez à la première fois que vous entrez dans votre bureau et que vous vous asseyez à votre table. Là, vous commencez une série de "mouvements" sur le lieu de travail que vous avez conçus et pratiqués au fil du temps. Si vous voulez travailler différemment (gérer le temps plus efficacement, utiliser vos systèmes plus efficacement, communiquer avec vos collègues, planifier différemment, etc.

), vous devrez probablement faire quelque chose de différent. Donc, avant d'essayer d'intégrer une nouvelle méthode de travail, passez une semaine ou deux à observer ce que vous faites déjà. Notez certains de vos "mouvements" de travail.

- Comment interrompez-vous (et à quelle fréquence) vos collègues ?
- Sur quels outils ou technologies vous appuyez-vous pour accomplir votre travail ?
- Lorsque vous avez besoin de temps pour réfléchir et planifier, comment créez-vous ces blocs dans la journée ?

Après une semaine de cette observation semi-focalisée, vous aurez peut-être des idées sur la manière dont vous pouvez modifier spécifiquement et significativement certains de ces comportements pour devenir plus efficace tout au long de la journée de travail et dans les processus de gestion de projet.


Optimiser le flux de travail au sol
L'endroit où vous travaillez peut avoir autant d'influence sur votre productivité que vos plans les mieux conçus. En d'autres termes, si vous savez ce que vous avez à faire mais que vous travaillez dans un environnement qui récompense les interruptions, facilite les distractions et favorise les inachèvements, il peut être difficile de suivre ce plan.

Au cours de la semaine prochaine, menez une "expérience d'interruption" avec votre équipe. Incorporez une sorte de système de suivi de l'agenda pour maximiser vos interruptions mutuelles. (Oui, c'est bien ça, maximiser les interruptions.) Si je note pendant 2 ou 3 heures les 3 ou plus de choses que je dois te dire et que je viens ensuite te parler à 11h30 le matin, je t'ai épargné 2 interruptions supplémentaires ce jour-là !

Optimisez votre réseau
En construisant vos relations à travers le temps, il vous sera plus facile de demander de l'aide lorsque vous en aurez besoin dans le temps. Qui est autour de vous et vous aide (et, bien sûr, qui est autour de vous et ne vous aide pas ??)? Trop souvent, nous attendons d'être à la traîne, que la prochaine étape du projet soit due ou que nous soyons complètement stressés avant de demander de l'aide.

Invitez quelqu'un à un #CoffeeChat ou même à un déjeuner. Dans l'e-mail que vous envoyez ou le message vocal que vous laissez, demandez-leur un peu de temps et faites-leur savoir que vous aimeriez "leur soumettre quelque chose." Donnez-leur un paragraphe ou deux qui décrit ce sur quoi vous travaillez, et pourquoi vous pensez qu'ils pourraient être quelqu'un qui pourrait vous donner quelques idées. Oh, et assurez-vous que c'est vous qui vous occupez du déjeuner !

La façon dont vous travaillez, le lieu où vous travaillez et les personnes avec qui vous travaillez ont tous un impact sur votre productivité. Prenez un peu de temps aujourd'hui et tracez une nouvelle voie. Utilisez ces idées pour améliorer votre productivité, réduire votre stress et accomplir davantage de bonnes choses.