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Ne vous laissez pas piéger par les retouches ! Intégrez-la dans votre plan de projet.
Dans mes cours, j'aime dire à mes élèves que les intervenants sont comme de nouveaux chiots dans la cour : Ils doivent marquer leur territoire et laisser leur odeur sur tout ce qu'ils voient !
En d'autres termes, s'ils font ce que vous voulez qu'ils fassent - s'engager activement avec votre équipe et avec les livrables de votre projet au fur et à mesure qu'ils évoluent - ils sont absolument sûrs de faire des modifications et des ajustements au fur et à mesure qu'ils commencent à "s'approprier" les résultats du projet. Et c'est une bonne chose ! Vous voulez que ce type d'appropriation contribue à garantir le succès des produits finis de votre projet lorsqu'ils seront finalement remis aux utilisateurs. L'inconvénient, cependant, c'est que cela entraîne des remaniements lorsque vous effectuez toutes les révisions suggérées.
La question clé pour vous, en tant que chef de projet, est la suivante : allez-vous tenir compte de ces remaniements générés par les parties prenantes en les intégrant formellement dans le plan du projet, ou allez-vous simplement être pris au dépourvu lorsque les parties prenantes vous surprendront avec leurs commentaires divergents lors de vos sessions de révision ?
Ne construisez jamais plus que ce que vous voulez réviser
L'esprit du diagramme ci-dessus est le suivant : ne construisez jamais plus que vous ne voulez passer du temps à réviser. En d'autres termes, ne risquez pas des heures de travail dans la "mauvaise" direction. Obtenez un retour d'information dès le début et faites des ajustements rapidement, puis recommencez - un peu à la fois, par petits incréments.
Comment concevoir un projet en tenant compte des possibilités de reprise ?
Le processus suivant (tiré de mon livre électronique, The Project Management Minimalist,"Step 4 : Figure out what you need to do to complete the work products." ) * vous guidera dans la conception d'un plan de projet intégrant de nombreuses possibilités de reprise.
1. Rassemblez toute la documentation du projet quevous avez créée jusqu'à présent, y compris l' énoncé de la portée du projetapprouvé par les parties prenantes, la structure de répartition du travail (SRT), les spécifications techniques, les propositions, etc.
2. Réunissez l'équipe principale du projet et autant de parties prenantes que possible.
3. Organisez uneséance deremue-méninges au cours de laquelle l'équipe principale du projet et les parties prenantes font ce qui suit :
a. Examiner chaque produit livrable spécifique qui doit être créé (se référer à votre WBS...).
b. Dressez la liste des tâches spécifiques qui doivent être effectuées pour que ce produit livrable passe de l'idée brute au produit fini. (Utilisez la méthodologie du mind mapping ou d'autres outils comme un diagramme de Gantt).
c. Donnez aux parties prenantes denombreuses occasions d'examiner les produits de travail par petites touches, au fur et à mesure de leur évolution. Ainsi, par exemple, si vous rédigez un rapport, n'attendez pas d'avoirterminé pour le partager avec les réviseurs. Au lieu de cela, partagez (et obtenez des commentaires et des révisions ) d'abord une ébauche, puis une version préliminaire, avant de passer votre temps à finaliser et à polir le rapport. Plus précisément, insérez autant de cycles "création, partage, retour d'information, révision" que possible dans votre liste de tâches . Vouséviterez ainsi les remaniements imprévus (et la perte de temps due au rejet de vos livrables parles parties prenantes ) en intégrant des possibilités de révision dans votre plan.
d. Combinez et organisez la liste des tâches/activités en grands ensembles de tâches ou de phasesconnexes .
e. Créez un diagramme de réseau (organigramme) montrant la séquence et le flux de toutes les tâches, activités et phases du projet . 4.
4. polir et finaliser le diagramme de réseau et la liste des tâches.
5. Faites circuler le diagramme de réseau et la liste des tâches auprès des parties prenantes/sponsors appropriés et obtenez une approbation officielle (c'est-à-dire une signature).
Comme des chiots dans la cour
N'oubliez pas que les parties prenantes de votre projet sont comme de nouveaux chiots dans la cour : elles ont besoin de marquer leur territoire ! Elles doivent s'approprier les livrables du projet en les ajustant, en les modifiant, en les réinterprétant et en les marquant de leurs propres perspectives. Travaillez avec vos parties prenantes, en utilisant les étapes décrites ci-dessus, pour créer un ensemble commun d'étapes de projet qui leur donne l'occasion de façonner les produits livrables systématiquement, de manière programmée et entièrement anticipée. De cette façon, vous ne serez pas pris en embuscade par une pile de changements imprévus qui font exploser le calendrier et le budget de votre projet !
Par ses livres, ses articles, ses ateliers et ses interventions publiques, Michael Greer a cherché à démystifier le domaine de la gestion de projet (GP) et à le rendre accessible aux nouveaux chefs de projet et aux chefs de projet à temps partiel.