La campagne pour de vrais sponsors de projets par Peter Taylor

Tuesday, 14 Febraury, 2012

Nous savons tous qu'un bon gestionnaire de projet est essentiel à la réussite d'un projet, mais qu'il est ensuite très important d'avoir un bon sponsor de projet ; mais, comme le dit le proverbe, "on peut choisir ses amis, mais on ne peut pas choisir ses parents" et il en va de même pour les sponsors de projet.

Le cahier des charges
Mais que doit faire exactement un sponsor de projet ? Eh bien, les responsabilités des parrains de projet sont généralement les suivantes :

• Fournir une orientation et des conseils pour les stratégies et les initiatives
• Négocier le financement du projet
• Participer activement à la planification initiale du projet
• Identifier les membres du comité directeur du projet
• Travailler avec le chef de projet pour élaborer la charte du projet.
• Identifier et quantifier les avantages commerciaux qui découleront de la mise en œuvre réussie du projet.
• Examiner et approuver les modifications apportées aux plans, aux priorités, aux produits livrables, au calendrier, etc.
• Obtenir un accord entre les parties prenantes en cas de divergences d'opinion.
• Aider le projet lorsque cela est nécessaire (en particulier dans une situation "hors de contrôle") en exerçant leur autorité organisationnelle et leur capacité d'influence.
• Contribuer à la résolution des problèmes de frontières entre les projets.
• Présider le comité directeur du projet
• Soutenir le chef de projet dans la résolution des conflits
• Rendre le projet visible dans l'organisation
• Encourager la participation des parties prenantes et susciter et maintenir leur engagement continu grâce à des stratégies de communication efficaces
• Conseiller le chef de projet sur les protocoles, les questions politiques, les sensibilités potentielles, etc.
• évaluer le succès du projet à son terme.

OK, belle liste mais existe-t-il vraiment de bons sponsors de projet qui travaillent en harmonie avec les chefs de projet du monde entier ?

Les bons, les mauvais et les confus
Pour en juger, nous devons examiner plus en détail ce qui fait un bon sponsor de projet.

Le sponsor du projet est le représentant clé des parties prenantes du projet et fournit le soutien nécessaire au chef de projet, qui a la responsabilité première d'atteindre les objectifs et les bénéfices du projet. Un choix inapproprié du sponsor du projet peut avoir un impact sérieux sur la possibilité de succès du projet et vous fournir, en tant que gestionnaire de projet, des frais généraux supplémentaires non désirés.

Il n'est pas possible de demander à un sponsor son CV et de lui faire passer un entretien formel, même s'il est parfois agréable de prononcer la phrase "Je suis désolé, mais je ne pense pas que ce soit le travail qu'il vous faut pour l'instant".

Un sponsor de projet potentiellement mauvais présentera une partie ou la totalité de ces comportements.

Pour être un partenaire efficace dans ce projet, il doit être en contact avec vous, le chef de projet, et avec l'équipe de projet ; s'il est éloigné, c'est un signal d'alarme. Et s'ils sont trop occupés pour se rencontrer, pour discuter et pour apporter leur aide, c'est encore plus inquiétant. S'ils évitent d'aider à l'attribution des rôles et des responsabilités du projet et n'ont jamais le temps d'approuver les documents "en temps voulu", alors vous avez un problème qui atteint un statut critique. Si vous ajoutez à cela le fait qu'il blâme tout le monde sauf lui-même pour les problèmes, il est probablement temps de vous retirer. Vous avez de vrais problèmes (et votre projet aussi).

Un mauvais sponsor est potentiellement votre pire cauchemar.

À l'inverse, un bon sponsor de projet se comportera de manière opposée dans ces domaines et jouera volontiers le rôle de conseiller du chef de projet en s'attachant à éliminer les obstacles à la réussite du projet.

Tout cela est bien beau, mais pour être vraiment juste envers les sponsors de projet du monde entier, comment ont-ils réussi à obtenir cette position d'importance et comment les entreprises pour lesquelles ils travaillent les ont-ils soutenus dans cette activité critique ?

Que la campagne commence
On dit qu'un projet est un petit pas pour un sponsor de projet et un bond de géant pour le chef de projet. Ne vous sentiriez-vous pas mieux si vous saviez que le petit pas du sponsor du projet a permis à votre grand saut de se terminer en toute sécurité ?

D'après mon expérience, le profil de compétences des chefs de projet ne cesse de croître et de plus en plus d'organisations développent les chefs de projet de manière disciplinée et mature. Mais on ne peut pas en dire autant de tous les sponsors de projet, beaucoup pensent à tort que le sponsor de projet n'est qu'une figure de proue qui n'est jamais appelée au service actif.

C'est faux. C'est tout à fait faux.

Il y a un manque de soutien au développement personnel et de sources d'information et d'orientation pour les parrains de projets, et je crois que c'est un besoin urgent. C'est pourquoi je voudrais lancer la "Campagne pour de vrais parrains de projets", qui vise à investir réellement dans les personnes qui jouent un rôle aussi important.

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