Pourquoi planifier ? Planification de projet, partie 2 par Martin Webster

Tuesday, 24 January, 2012

Dans mon dernier billet - Pourquoi planifier | Planification de projet, partie 1 - j'ai expliqué comment la planification de projet nous aide à prévoir et à nous préparer aux difficultés.

Pour récapituler, la planification de projet est une activité de gestion essentielle qui fournit à toutes les personnes impliquées dans un projet des informations - une compréhension - sur :

• Ce qui est requis
• Comment le faire
• Qui fait quoi
• Quand les choses vont se produire

Lorsque nous commençons un projet, nous avons tendance à y penser en termes de voyage : partir en quête ou marcher dans le brouillard. Si cette analogie est utile pour nous aider à comprendre le type de projet que nous commençons, nous ne devons pas nous attarder sur le voyage. La planification concerne la destination - ce que le projet va produire. Par conséquent, nous avons beaucoup à gagner si nous nous concentrons sur les produits qui doivent être fabriqués.

La planification est essentielle, quels que soient la taille et le type de projet. Mais prenons un instant la planification à contre-pied !

Comme je l'ai déjà dit, le plan de projet comprend des plans de coûts et de ressources ainsi qu'un plan de calendrier ou un diagramme de Gantt. Cependant, cela ne signifie pas que nous commençons à assigner des tâches ou des activités aux personnes en plongeant dans le temps disponible. Non ! Une planification efficace commence par une compréhension de la portée du projet.

Par conséquent, nous décrivons d'abord la qualité des produits que le projet doit livrer. Les produits sont simplement des jalons ou des produits livrables qui contribuent au succès du projet. En revanche, les activités consomment du temps et des efforts qui devraient contribuer à livrer des produits spécifiques et, en fin de compte, des avantages commerciaux.

Voici quelques exemples de produits :

• Un dossier commercial
• Un appel d'offres
• Une stratégie de test
• Un contrat
• Des utilisateurs formés
• Un plan de test

La technique de planification basée sur les produits - définie dans le manuel PRINCE2 - facilite l'estimation des efforts, des ressources et du temps nécessaires à la réalisation du projet. En outre, la planification basée sur les produits place la qualité au cœur de la planification, car chaque produit est défini de manière complète et sans ambiguïté. La planification est essentielle, quelle que soit la taille ou le type de projet. La suite de cet article montre comment la planification par produit est réalisée en commençant par la structure de répartition du produit.

Le diagramme de flux du produit et la description du produit seront traités dans la dernière partie de cette série.La structure de répartition du produitLa structure de répartition du produit définit et documente la portée du projet : tout ce que le projet produira pour atteindre son objectif. La structure de répartition du produit - ou SRP - est un simple diagramme hiérarchique en forme d'arbre.

Bien qu'il existe de nombreuses façons de préparer un PBS, je vais décrire l'approche qui fonctionne pour moi: une activité d'équipe qui réunit l'équipe de projet dans un atelier animé. Cela permet au chef de projet de contribuer personnellement au processus de planification. En outre, rendez-le interactif et faites participer tout le monde ! Si vous lisez mon blog (Martin Webster, Esq.), vous apprendrez que j'encourage la participation et que j'utilise souvent des notes Post-It et des tableaux de conférence. Mais n'oubliez pas qu'il incombe au chef de projet (ou à l'animateur) de faire en sorte que les participants se concentrent sur les résultats du projet et non sur les intrants.

Commençons par un exemple simple : l'organisation et la réalisation d'un événement réussi.

Le premier produit décrit ce que le projet entend réaliser dans son intégralité. C'est le point de départ du PBS. Il faut que cela soit absolument clair. N'oubliez pas que l'important, c'est la destination ! Que faut-il donc pour réussir un événement ? Demandez à votre public. Encouragez la participation et laissez les idées circuler librement. Permettez aux gens d'écrire sur un Post-It tout ce qui leur vient à l'esprit. Cela comprendra des produits physiques fonctionnels et conceptuels. Mais limitez cette activité à 5 ou 10 minutes, en fonction de la taille et de la complexité du projet. Vous vous retrouverez avec de nombreuses idées. Beaucoup couvriront le même sujet. D'autres seront uniques.

Je pense que certains des éléments clés suivants seront identifiés :

• Administration
• Promotion
• Finances
• Logistique
• Inscription
• Intervenants
• Sponsors

Ensuite, regroupez les Post-It en catégories de produits similaires. Ne vous inquiétez pas s'il ne s'agit pas de produits ou de résultats clairement définis à ce stade. Convenez maintenant des composantes du projet et placez-les sur un autre tableau de papier. Dans l'exemple, nous avons le début d'une structure de répartition des produits.

PBS initial

Continuez à décomposer les produits de manière plus détaillée. Une fois encore, limitez le temps à 5 ou 10 minutes pour chaque itération. En outre, à mesure que vous décomposez le projet en ses éléments constitutifs, vous commencerez à remarquer que certains produits sont redondants parce qu'ils sont mieux décrits par ceux qui viennent ensuite. Par exemple, la promotion est mieux définie comme une campagne publicitaire et des produits de marketing.

De même, vous finirez par trouver qu'il est difficile de subdiviser davantage. Si c'est le cas, arrêtez-vous là où vous êtes. Le travail est terminé. Ce qui a commencé comme une description unique du projet est maintenant une liste plus complète des parties qui décrivent le projet. Documentez ces informations et utilisez-les pour créer le diagramme de flux du produit et les descriptions du projet. Merci de votre lecture.

***** Martin Webster est responsable de la conception de solutions et de la mise en service au conseil du comté de Leicestershire. Il a plus de dix ans d'expérience dans la gestion de projets et de programmes. Martin écrit régulièrement sur des sujets liés au leadership, au changement d'entreprise et à la gestion de projet. Pour en savoir plus, consultez le site Martin Webster, Esq.