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Rituels de gestion de projet" par Elizabeth Harrin

Ce qui suit est une contribution d'Elizabeth Harrin, auteur de Social Media for Project Managers et de Project Management in the Real World.

Au cours de ma carrière, la majorité de mes projets ont impliqué des personnes qui travaillaient déjà ensemble. Je me souviens avoir travaillé avec une équipe que j'ai dû former à partir de rien, qui n'avait jamais travaillé ensemble auparavant et qui n'avait jamais travaillé sur un projet. Dans cette situation, le fait d'avoir de petits rituels a fait des merveilles pour expliquer ce qu'est un projet, ce que font les projets et surtout, en tant que chef de projet, ce que je devais faire. J'envoyais des ordres du jour, j'avais toutes les notes de la réunion précédente sur des diapositives PowerPoint et je dirigeais la plupart des réunions d'équipe comme un atelier, de sorte que j'avais largement le temps d'expliquer pourquoi nous faisions ce que nous faisions dans cet ordre.

Il y a un autre rituel que je pratique au début d'un nouveau projet, mais c'est pour mon propre bénéfice. Je fais le tri de tous mes fichiers électroniques. C'est-à-dire :

  • Création d'un fichier d'archives dans Outlook, divisé en sous-dossiers où je peux stocker mes courriels de projet.
  • Mettre en place un contrôle de version pour tous mes documents de projet
  • Organiser le lecteur réseau de manière à disposer d'emplacements clairs pour stocker tous les documents électroniques, avec des sous-dossiers pour tous les éléments pertinents.

A quoi ressemblent ces sous-dossiers? Eh bien, je me tiens à un système de classement assez standard, quel que soit le projet :

  • Documentation : dossier pour tous les documents "officiels" actuels du projet, comme le document d'initiation, le document des exigences, etc.
  • Planification: la copie la plus récente du plan et les documents relatifs au plan.
  • Versions précédentes : pour les copies d'archives, afin qu'elles ne soient pas mélangées avec les versions actuelles.
  • Graphiques: si le projet comporte des graphiques, je les conserve séparément ; il peut s'agir de captures d'écran pour le cahier des charges ou de maquettes créées pendant le développement.
  • Rapports: pour les rapports hebdomadaires, les rapports de synthèse et les rapports du groupe de pilotage.
  • Procès-verbaux: pour les procès-verbaux des réunions
  • Tout ce qui est spécifique à ce projet et qui peut être rangé dans un dossier séparé.

En s'organisant dès le début du projet , il est plus facile de garder le contrôle au fur et à mesure. Et cela me permet aussi de mettre de l'ordre dans ma tête pour me lancer dans un nouveau projet avec tout bien rangé.

Elizabeth rédige le blog primé A Girl's Guide to Project Management, sur lequel cet article a été publié pour la première fois. Elle est directrice du Groupe Otobos, un cabinet de conseil en rédaction commerciale spécialisé dans les sujets liés à la gestion de projet et aux femmes au travail.

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