L'art de bien clore un projet par Peter Taylor

Wednesday, 22 Febraury, 2012

La valeur des enseignements tirés : l'art de bien clore un projet

Soit vous avez manqué quelque chose, soit rien ne s'est vraiment passé

Comme nous le savons, il y a des choses connues et connues ; il y a des choses que nous savons et que nous connaissons.
Nous savons aussi qu'il y a des inconnus connus : C'est-à-dire que nous savons qu'il y a des choses que nous ne savons pas.
Mais il y a aussi des inconnus inconnus : Celles que nous ne savons pas, nous ne savons pas".

Donald Rumsfeld (point de presse du ministère de la Défense).

C'est un ensemble de mots complètement fous, mais en fait, il y a beaucoup de sens dans tout cela. Vous voici à la fin du projet. Il a été un succès ou, à tout le moins, n'a pas été un échec total, et vous êtes sur le point de passer au projet suivant. Mais attendez, est-ce que vous savez vraiment tout, honnêtement ? Savez-vous ce que vous ne savez pas ? Bien sûr que non, c'est impossible. Alors ne vous faites pas d'illusions sur ce que vous savez !
Alors, qu'est-ce que vous faites à ce sujet ? C'est le moment de faire une rétrospective de votre projet, un examen, une activité réfléchie et ouverte qui vous donnera l'occasion d'apprendre ce que vous ne savez pas encore.

Tout comme au début du projet, rappelez-vous "un projet tout neuf, tout brillant... à un moment où toutes les parties impliquées sont en paix, en amour et en bien-être général", la fin du projet est également un moment spécial. C'est un moment où les membres de l'équipe de projet sont beaucoup plus susceptibles de vous parler ouvertement, équitablement et honnêtement. C'est donc un moment sur lequel vous devriez vraiment concentrer vos efforts pour apprendre à être plus efficace (et encore plus "Productivement paresseux") la prochaine fois.

Appliquer l'approche de la "paresse productive".

Terminez ce que vous avez commencé
Comme le dit le maître des questions du Mastermind, "J'ai commencé et je vais donc finir", et vous devez vous assurer que vous faites de même. Terminez le projet de manière correcte et complète. Évitez toutes les pressions et tentations normales de vous lancer dans le prochain projet juteux qui vous appelle.
Profitez au maximum de cette deuxième opportunité de paix, d'amour et d'harmonie (si tout va bien) et apprenez tout ce que vous pouvez apprendre. Cela en vaudra la peine, je vous le garantis.

Sachez ce que vous savez
Commencez d'abord par vous-même. Que savez-vous du projet ? Un tas de choses, c'est certain, mais concentrez-vous moins sur ce que vous saviez déjà au début du projet et pensez plutôt à ce que vous avez appris de nouveau au cours du projet.

Une grande partie de ce qui s'est passé aura été traitée, traitée, gérée par la réapplication d'expériences ou de connaissances antérieures, mais une partie ne l'aura pas été. Vous apprenez à chaque projet, alors réfléchissez à ce que vous avez appris cette fois-ci.

Maintenant, vous savez ce que vous savez et probablement aussi ce que vous ne savez pas, les lacunes de votre expérience sur le projet, les questions que vous pouvez poser à votre équipe.

Découvrez ce que vous ne savez pas
Concentrez-vous maintenant sur les inconnus

L'idéal est de procéder à une rétrospective complète. Si vous ne pouvez pas le faire, demandez au moins l'avis des membres clés de votre équipe de projet. L'un des meilleurs ouvrages de référence pour cela est Project Retrospectives de Norman L. Kerth (voir références). J'aime beaucoup la directive principale que Kerth donne à ses rétrospectives : "Peu importe ce que nous découvrons, nous devons comprendre et croire sincèrement que chacun a fait le meilleur travail possible, compte tenu de ce qui était connu à l'époque, de ses compétences et de ses capacités, des ressources disponibles et de la situation.

Il existe des trésors, personne ne sait tout ce qu'il y a à savoir sur le projet, et certainement pas vous, le chef de projet (vous ne pensez pas honnêtement que votre équipe vous a dit tout ce qui s'est passé, n'est-ce pas ?)
Alors, allez chercher l'or, il y a des pépites d'or dans les "leçons apprises" ou du moins des leçons à apprendre si seulement nous y prêtons attention. Au moins un membre de votre équipe de projet vous dira quelque chose qui vous aidera à l'avenir et vous permettra d'être un peu plus productif et paresseux. Et la meilleure façon de faire en sorte que cela se produise est de le prévoir, dès le début du projet.

Demandez ce que vous avez besoin de savoir maintenant
Dans le cadre de ce processus de rétrospective, veillez à profiter de l'occasion pour poser les questions auxquelles vous voulez répondre. Rappelez-vous... Les choses que vous savez et que vous ne savez pas, les lacunes de votre expérience sur le projet, les questions à poser à votre équipe.

Complétez vos connaissances en ayant un dialogue ouvert et honnête avec l'équipe. Ils seront peut-être surpris de ce que vous ne savez pas, et ils seront sans doute heureux d'avoir pu apporter leur aide au cours du projet.

Apprenez les leçons à tirer
Bon, maintenant, résumons tout cela. Soigneusement et lentement.

• Vous savez ce que vous savez.
• Vous savez également ce que vous ne savez pas - et vous avez reçu des réponses sur les lacunes de vos connaissances, espérons-le.
• Vous savez maintenant ce que vous ne saviez pas que vous saviez, grâce aux commentaires de l'équipe et d'autres sources.
• Et, grâce à la rétrospective, vous en savez au moins un peu plus sur ce que vous ne saviez pas que vous ne saviez pas - si l'équipe a été très ouverte avec vous.

C'est simple, n'est-ce pas ?

Dites aux autres ce que vous savez maintenant
Et enfin, ne restez pas assis sur ces connaissances. Partagez-le avec tous ceux qui pourraient en bénéficier.
Les leçons apprises doivent être partagées, alors ne soyez pas méchant, partagez-les !

La grille de la logique du développement personnel.

Tout ce qui précède peut être résumé dans ce diagramme. Pour passer de l'incompétence inconsciente à l'incompétence consciente, ne pas savoir ce que l'on ne sait pas et ne pas s'en soucier, il faut une prise de conscience - la rétrospective peut faciliter cette prise de conscience.

Pour passer de l'incompétence consciente à la compétence consciente, c'est-à-dire savoir ce que l'on ne sait pas et s'en préoccuper, la rétrospective peut également être utile, ainsi qu'un plan d'apprentissage basé sur les résultats.

Et enfin, pour passer de la compétence consciente à la compétence inconsciente, il faut beaucoup de pratique, alors allez-y !

L'histoire d'un chef de projet qui s'est échappé sans raison.

Une histoire, et oui, je suis le chef de projet en question, à ma grande honte.

La plupart du temps, j'ai vraiment apprécié tous mes projets. Cela ne veut pas dire qu'il n'y a pas eu de défis au fil des ans ; des hauts et des bas, des moments où j'ai eu l'impression d'en avoir assez, mais aussi des moments tout aussi bons auxquels je ne voulais jamais mettre fin.

Cette histoire est celle d'un projet au sein d'une entreprise de fabrication qui a connu beaucoup plus de points faibles que de points forts.
Le projet était "difficile" (et semblait parfois proche de l'impossible), le comité directeur était "difficile" (c'est le moins qu'on puisse dire), l'équipe de projet était "mitigée" dans son intérêt et ses capacités (pour ne pas dire plus), et j'étais loin de chez moi. Toute cette expérience m'a vraiment mis à l'épreuve en tant que chef de projet dès le premier jour, mais j'avais le sentiment de m'être bien comporté. Jusqu'à la toute fin du projet, bien sûr.

Pour en venir rapidement au sujet de cette histoire, le projet est arrivé à son terme. Les produits livrables ont été livrés et l'entreprise a accepté à contrecœur de clore le projet. Le travail était terminé.

Sauf qu'il ne l'était pas.

J'avais vécu une expérience infernale au fil des mois et je voulais simplement que tout cela prenne fin. Ainsi, lorsque la dernière réunion du comité directeur s'est achevée et que le procès-verbal a été signé, je dois admettre que j'ai presque couru jusqu'à ma voiture, que j'ai sauté dedans et que j'ai quitté le parking, folle de joie. L'autoroute du retour m'appelait et, avec de la musique rock à fond dans les haut-parleurs, j'ai décidé de laisser ce projet à l'histoire et de ne plus jamais y revenir.

J'étais un chef de projet heureux.

Puis on m'a demandé d'y retourner pour un examen post-projet !

Mon cœur s'est effondré et j'ai commencé à inventer 101 raisons pour lesquelles j'étais trop occupée, trop malade, trop incompétente mentalement, trop "sur le point de partir en vacances spontanément" et trop "je ne veux tout simplement pas y retourner", afin d'éviter d'y retourner.

Je n'y suis pas retourné. Quelqu'un d'autre y est retourné.

Et donc c'était ça.

Sauf que ça ne l'était pas. Ma curiosité a fini par prendre le dessus et je me suis assis avec l'autre chef de projet, quelque temps après la révision, et j'ai découvert de nombreuses choses que je n'avais jamais sues sur mon propre projet.

J'ai découvert (évidemment par l'intermédiaire de cet autre chef de projet) que l'entreprise avait eu une très mauvaise expérience dans un projet précédent similaire et que, par conséquent, elle était nerveuse à propos de ce projet, très nerveuse même.

J'ai découvert que le projet avait été fermement défendu par l'un des membres de la direction malgré une forte résistance de la part d'autres personnes de l'entreprise et que beaucoup de choses, leur réputation et peut-être leur carrière par exemple, dépendaient de la réussite du projet.

J'ai découvert que deux membres de l'équipe de projet avaient eu, disons, des "problèmes" personnels au début du projet, ce qui a entraîné des tensions résiduelles entre eux.

J'ai découvert qu'il y avait un "trou noir" dans un secteur d'activité particulier, où l'objectif et les avantages, la justification du projet, n'étaient jamais expliqués.

J'ai découvert qu'ils pensaient que j'étais un chef de projet très fort et compétent, mais qui ne se concentrait peut-être pas assez sur l'aspect humain du projet.

Et j'ai personnellement découvert, sans que mon collègue gestionnaire de projet ait eu besoin de me le dire, que j'avais raté beaucoup de choses en quittant le projet avant sa conclusion finale.

J'ai découvert personnellement que j'aurais dû rester pour la clôture complète et appropriée, j'aurais appris tellement de choses.

Un dernier commentaire

Aujourd'hui, j'essaie toujours de réaliser une certaine forme de rétrospective de projet, aussi légère soit-elle, aussi pratique soit-elle - les avantages sont nombreux (et ils peuvent aussi être très amusants).

Le progrès n'est pas le fait des lève-tôt. Il est fait par des hommes paresseux qui essaient de trouver des moyens plus faciles de faire quelque chose". Robert Heinlein (1907 - 1988)


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